Как бороться с опозданиями на совещания? или 5 правил эффективных совещаний

Случалось ли вам приходить на совещания во время, а затем сидеть без дела 5-10 минут в ожидании опоздавших? Я почти уверен, что все читающие этот пост в избытке имеют подобный печальный опыт.

Проблему борьбы с опозданиями на совещания я считаю трудноразрешимой и в тоже время важной для менеджеров.

Важной, потому что сами совещания явление парадоксальное. С одной стороны, они обеспечивают высокую скорость и эффективность принятия решения, а с другой стороны, они слишком расточительны с точки зрения совокупного рабочего времени, которые тратят на них участники. Например, совещание восьми человек продолжительностью 1 час, равноценно одному рабочему дню (1 час * 8 человек = 8 человеко-часов или 1 рабочий день). Пользуясь такой арифметикой, можно легко рассчитать сколько времени вы тратите впустую, если кто-то опаздывает, а те, кто пришел, ожидают в бездействии.

В условиях демократического стиля руководства бороться с этой проблемой очень сложно. Во всяком случае, за свою более чем двадцатилетнюю карьеру я не смог полностью искоренить этот печальный эффект. Более того, я не встречал людей, которые без лукавства заявляли, что справились с этой проблемой полностью.

Однако, мне удалось существенно снизить число и продолжительность опозданий приглашенных участников, и этим опытом я хочу поделиться. Ниже приведены пять основных правил, которым нужно следовать, если вы хотите снизить количество опоздавших и повысить эффективность совещаний, собраний, планерок и т.п. в общем.

1. Правило 7 Минут. Суть правила очень простая - не назначайте совещание на "круглое" время (10:00, 13:00, 15:30), кратное 30 минутам. Лучше назначить его на нестандартное  время, типа 10:07 или 13:37,  когда начало обозначается минутами, а не десятками минут.  При этом начинайте совещание точно в назначенное время и не ждите опоздавших. Это правило появилось в моем арсенале давно и показало себя очень результативным. Например, из 7 участников еженедельного совещания руководителей отделов, до введения правила опаздывали в среднем 4 человека, на 5-7 минут. После введения правила лишь 1  или 2 человека приходили с опозданием не более чем на 3 минуты. Природа правила, на мой взгляд, чисто психологическая, но оно очень хорошо работает. :)
2. Правило 45 минут. Еще один простой подход - продолжительность совещания не должна превышать 45 минут. После этого участники просто устают, и их эффективность резко снижается. Более того, я заметил, что большинство людей относится очень негативно к более продолжительным совещаниям. Такие мероприятия оставляют после себя чувство разочарования, усталости и бесполезности потраченного времени. Ведь не случайно академический час в учебных заведениях равен именно 45 минутам. :) Вне зависимости от того, достигли вы результата или нет, совещание должно закончиться через 45 минут. Если же продолжительное совещание необходимо - делайте перерывы на 5-10 минут, после каждых 45 минут встречи.
3. Правило Повестки Дня. При назначении совещания должна быть четко сформулирована повестка дня или программа встречи. В процессе совещания жестко придерживайтесь повестки. Если рассмотрение вопроса выходит за рамки отведенного на него времени - перенесите вопрос или все совещание на другое время. В такую программу должны быть в обязательно порядке включены следующие элементы:
• Цели совещания - какой результат должен быть достигнут по итогам встречи;
• Ключевые вопросы - то что должно обсуждаться;
• Последовательность рассмотрения вопросов и тайминг (время на рассмотрение каждого).
4. Правило Подготовки. Заранее (не менее чем за сутки, а лучше раньше) вышлите всем участникам встречи повестку и все дополнительные материалы по совещанию. Но этого недостаточно. Важно убедиться в том, что все участники изучили материалы до начала совещания. Во время встречи слишком расточительно тратить время на их изучение. Если участники не изучат материалы - перенесите совещание.
5. Правило Неизбежности. Наверное, самое простое и самое важное правило. :) Суть его в том, что вы должны обеспечить неизбежность выполнения всех перечисленных выше правил.

Разумеется, тему эффективности совещаний нельзя исчерпать только этими правилами, но если вы проявите стойкость и будете жестко их придерживаться, то сможете скоро и заметно повысить эффективность ваших встреч. Когда участники поймут, что совещания стали проводиться быстро и результативно, они начнут относится к ним с большим энтузиазмом. ;)

Есть ли у вас опыт собственный опыт улучшения совещаний - поделитесь?